El mercado de aplicaciones, software y herramientas online dirigidas a los emprendedores y pequeñas empresas se ha convertido en un dilema para cientos de usuarios, quienes desconocen su funcionamiento o tienen dudas sobre cuál ofrece más beneficios.
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La mayoría de las plataformas prometen resolver los problemas de administración, agilizar los pagos, armar presupuestos y generar ahorros, pero al final de cuentas sólo quienes las utilizan todos los días son quienes podrían hacer las mejores recomendaciones.
Ante dicha conclusión, el sitio especializado emprendedores.es consultó a una decena de emprendedores para saber cuál es su experiencia en dicha materia y establecer cuál es el software gratuito que más utilizan los emprendedores.
Hallazgos principales
De acuerdo a las respuestas y aportaciones de los encuestados, el sitio antes mencionado presentó una lista con las opciones mejor calificadas por los emprendedores, divididas en 7 categorías:
1. Trabajo de oficina
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Para manejo de documentos e información, las plataformas más utilizadas son OpenOffice y Google Docs . Ambas disponen de procesador de textos, hoja de cálculo y permiten crear presentaciones compatibles con PowerPoint. Pero, entre las dos, los emprendedores se inclinan por la segunda, cuyas aportaciones son apoyadas por Google Sheets (Excel) y Google Slides (PowerPoint).
2. Facturación y manejo fiscal
Para las empresas que no trabajan con clientes ni tienen que controlar stock, les serviría una herramienta exclusiva de facturación como Factura Directa. Para llevar a cabo gestiones en el punto de venta, generar recibos digitales, llevar el inventario y diseñar informes, una solución gratuita es Caja Square. Y para negocios más complejos, hay que pensar en herramientas Openbravo y Zoho CRM.
3. Sistemas de pago
En este renglón existen alternativas aceptables a bajo costo, gracias al formato SaaS, que ha democratizado el acceso a estas herramientas. Por entre 10 y 50 euros (de 204 a mil 20 pesos) mensuales los emprendedores tienen acceso a soluciones como Pipedrive (un CRM ), la cual simplifica los flujos de trabajo y optimiza los tiempos.
4. ¿Juntas o por separado? ? Otra duda razonable es si existen herramientas todo en uno o, bien, ¿vale la pena escoger una más completa o es más conveniente elegir alguna con especialidades? La mayoría de los encuestados respondió que lo anterior depende de las necesidades de la empresa.
Muchas compañías prefieren un software integrado que incluya funciones en materia comercial, manejo de clientes y ventas (denominadas CRM) y de control de pagos y administración de recursos empresariales (conocidas como ERP). Por ejemplo, para las organizaciones de retailers, el ERP es fundamental para manejar el stock y las necesidades de compra.
5. Estudios de mercado
Hay herramientas que nos ayudan a conocer cómo está nuestra web o el negocio online, en cuanto a SEO, competidores, keywords y rankings, entre otros parámetros. En el mercado hay versiones gratuitas como Mozbar y Quicksprout. La primera es un plugin que se instala en tu navegador y con un solo clic te permite conocer la fuerza que tiene tu sitio web. Entre las gratuitas, también Woorank, la cual ayuda a detectar los errores cometidos en el posicionamiento de una marca o producto.
Otra forma de realizar estudios de mercado es detectando tendencias en la Internet, con herramientas como Google Trends, que refleja qué palabras clave busca la gente, las modas de búsqueda del momento; por ejemplo: para saber qué juguetes se han buscado más en Reyes. Ello, sin olvidar los sistemas que te ayudan a realizar encuestas por correo electrónico, como SurveyMonkey, que también es gratuita.
6. Gestores de proyectos
Estas herramientas so empleadas por la mayoría de los emprendedores que necesita organizar grupos de trabajo y proyectos en equipo. Ayudan a asignar las tareas de cada uno y ponerles fechas límite.
Aquí ganan por goleada: Basecamp y Trello; las dos muy parecidas, pero esta última toma la delantera porque es totalmente gratuita; la segunda es compatible con Google Docs. Otra alternativa recomendable es Asana, aunque en su versión gratuita está limitada a un máximo de tres proyectos.
7. Gestores de tareas
Se trata de algo muy parecido a un bloc de notas muy sofisticado, para crear listas de tareas y anotaciones de todo tipo y compartirlas. En este rubro destaca Evernote, con muchísima diferencia, seguida por RemembertheMilk. Sólo algunos recomiendan la solución Google Keep. ‘Evernote es la más completa para recopilar, procesar y compartir.
RemembertheMilk es un complemento perfecto a Evernote para administrar las listas de tareas y asignar tiempos: alarmas, listas automáticas, vencimientos, etc.
8. Gestores de tiempo
Son plataformas que mejoran la productividad. Entre las gratuitas, la más recomendada es Rescue Time, seguida de Clippy y Teamviz. ‘Rescue da los mejores resultados, ofrece un servicio de análisis personales que muestra cómo empleas tu tiempo, desde que inicias la computadora y te proporciona herramientas para ayudarte a ser más productivo.
